Email Archivierung

Bange machen gilt nicht - aber Aufklärung ist wichtig!

Nein, wir wollen Ihnen mit Sicherheit keine Angst machen.
Dennoch sollten Sie wissen wie Sie als Selbstständiger mit Ihren Email und den Emails in Ihrem Büro umzugehen haben.

Auch wenn wir keine Rechtsberatung geben können, beraten wir Sie und stellen Ihnen Lösungen vor.

Sie können gerne einen Termin mit uns vereibaren.
Telefon: +49621 771981
Email: Christian Zaubzer

Verstöße gegen die Aufbewahrungs-/Archivierungspflicht sind keine Kavaliersdelikte mehr

Rechnungen, Verträge, Angebote, Korrespondenzen: Die Zahl an Dokumenten, die täglich im Unternehmen entstehen und archiviert werden müssen, ist groß. Für die Archivierung gelten bereits seit dem 1. Januar 2017 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) uneingeschränkt.

Wer seine Geschäftsunterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichtet oder diese erst gar nicht aufbewahrt, handelt fahrlässig. Es gibt keine Hintertüren mehr.

Mit der E-Mail-Archivierung Securepoint UMA sind Unternehmen grundsätzlich auf der sicheren Seite, denn die Signierung von elektronischen Dokumenten und E-Mails mit qualifizierten Zeitstempeln führt zu einer „GoBD” sowie „BSI TR 03125” konformen Archivierung nach höchsten Standards.

Nicht zu Archivieren ist eine Straftat!

Achten Sie darauf: Seit dem 1. Januar 2017 sind Verstöße gegen die Aufbewahrungs-/Archivierungs- pflicht keine Kavaliersdelikte mehr. Wer seine Geschäftsunterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichtet oder diese erst gar nicht aufbewahrt, begeht eine Straftat. 

Gravierende Folgen für Unternehmen

Viele Firmen haben noch nicht erkannt, wie umfangreich die GoBD in die organisatorischen Prozesse eingreifen. Seit dem 1. Januar 2017 gelten die Verordnungen der GoBD uneingeschränkt. Wer nicht handelt, wird gravie- rende Folgen auf sich nehmen müssen. 

 Wer muss archivieren?

Jeder Unternehmer oder Freiberufler, ob kleiner oder großer Betrieb, Mittelstand oder Konzern muss archivie- ren. Archivierung von Dokumenten ist eine klare, gesetzli- che Vorgabe! Der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt jeder, der zur Buchfüh- rung verpflichtet ist, insbesondere Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches. 

Wer muss archivieren?

Jeder Unternehmer oder Freiberufler, ob kleiner oder großer Betrieb, Mittelstand oder Konzern muss archivie- ren. Archivierung von Dokumenten ist eine klare, gesetzli- che Vorgabe! Der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt jeder, der zur Buchfüh- rung verpflichtet ist, insbesondere Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches. 

Bei produzierenden Unternehmen kann auch die Gewährleistungspflicht im Rahmen einer Produkthaftung einen Rückgriff auf alte Geschäftsunterlagen erforderlich machen. Nur bei vorhandenen Unterlagen können Unter- nehmen beweisen, dass sie beispielsweise Steuern ordnungsgemäß bezahlt oder Produkte wie vereinbart produziert haben. 

Wie muss archiviert werden?

Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, ist ein Archivsystem, das eine technische Unveränderbarkeit liefert, nötig. Die Ablage der Daten in einem Dateisystem erfüllt diese Anforderungen nicht.